مکاتبات بازرگانی و نحوه ی مکاتبه ی صحیح و حرفه ای با شرکای تجاری

  امروزه با افزایش فعالیت های تجاری چه در بخش صادرات و چه واردات نیاز به دانستن روش و اصول درست مکاتبات بیش از پیش حس می شود. زیرا همه ی افراد امکان دیدار حضوری و ملاقات چهره به چهره با شرکای تجاری خود را ندارند. لذا اهمیت مکاتبات این جا خود را به وضوح نشان خواهد داد.

مکاتبات بازرگانی از ارسال ایمیل و عکس نمونه کار گرفته تا انعقاد قرارداد حقوقی را شامل می شود. از آن جاییکه شرکای تجاری از کشورهای مختلف با آداب و رسوم و به خصوص زبان های مختلفی هستند باید در مکاتبات اداری خود به این تفاوت ها توجه ویژه نمود تا از به وجود آمدن هر گونه ء تفاهم در روند مذاکرات جلوگیری نماییم.

انواع مکاتبات تجارت بین المللی

بازرگانان خارجی بنا بر حیطه ی کاری خود دارای نیاز های مخلفی هستند و از مکاتبات تجاری خود برای مقاصد متنوعی استفاده می کنند. در این جا به ذکر چند مورد مهم از انواع مکاتبات تجاری خواهیم پرداخت.

مکاتبات بازرگانی

شاید بتوان نامه های اداری را در زمره ی مهم ترین نوع مکاتبات بین المللی قرار داد زیرا هر بازرگانی حداقل یک بار در طول فعالیت تجاری خود اقدام به نوشتن آن نموده است. موضوعات نامه های تجاری می تواند بسیار متنوع باشد اما بیشتر حول محور هایی نظیر معرفی محصول، دریافت یا ارسال کاتالوگ و نمونه کار، درخواست نمایندگی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و مواردی از این دست است.

از آن جاییکه مکاتبات تجاری نوعی سند مکتوب است و در روند همکاری شما در آینده نیز به آن استنادات فراوانی خواهد شد باید در نوشتن آن نکاتی بسیار مهم و ضروری را رعایت کنید.

تسلط به زبان کشور مقصد و آشنایی کامل با دستور زبان رسمی آن کشور.

دقت لازم بر روی کلماتی که بار حقوقی دارند و برای شما ایجاد تهد می کنند.

لحن نامه باید طوری باشد که انرژی مثبت در فرد مقبل ایجاد کند.

نامه حتما باید در سربرگ رسمی شرکت نوشته شده باشد.

از عناوین جذاب استفاده شده باشد و لحن کسالت باری نداشته باشد.

از اصطلاحات بازرگانی بین المللی به طور درست و در جای درست خود استفاده شده باشد.

در حین نگارش نامه فرهنگ، زبان، هویت و ملیت فرد مورد احترام کامل قرار گرفته باشد.

از بیان کلمات پیچیده و دو پهلو که منجر به سوء برداشت می شود اجتناب شده باشد.

نامه شامل اطلاعات تماس، ایمل و کلیه راه های ارتباطی باشد.

از کلی گویی پرهیز شده و منظور خود را تا حد امکان صریح و موجز و محترمانه بیان کنید.

شخص حقیقی و یا حقوقی صراحتا مورد خطاب قرار گرفته شده باشد.

مستندات لازم و اشاره شده در متن نامه حتما ضمیمه ی نامه شود.

اگر در نامه ی خود محصول خود را معرفی نموده اید مشخصات دقیق محصول به طور کامل ذکر شود.

نحوه نگارش ایمیل تجاری

ایمیل زدن یکی از مرسوم ترین و البته راحت و سریع ترین راه های ارتباطی بین شرکای تجاری است. هرچند استفاده از ایمیل هنوز هم در بین فعالان اقتصادی ایرانی مرسوم نیست، اما ایمیل در تمام دنیا مهمترین راه ارتباطی بین شرکای تجاری است.

شاید تصور عموم بر این باشد ک زدن ایمیل کاری راحت تر از نگارش نامه ی تجاری است اما این طور نیست و زدن ایمیل نیز بعضا دارای پیچیدگی های بیشتری نسبت به نامه ی تجاری است.

در نگارش یک ایمیل تجاری حتما نکات زیر را رعایت نمایید:

استفاده کردن از ایمیل رسمی شرکت و یا شخص حقوقی.

مختصر و مفید بودن.

در ایمیل ارسالی ابتدا خود را معرفی نموده و حتما سمت خود را ذکر کنید.

از ارسال ایمیل هایی تکراری، بی هدف و کلی پرهیز کنید.

سعی کنید حتی الامکان در پایان ایمیل خود از امضای دیجیتال استفاده کنید.

اگر ایمیل شما نیاز به توضیحات بیشتر و ذکر جزئیات دارد این توضیحات را به بخش پیوست اضافه کنید.

در بخش موضوع ایمیل خود حتما عنوانی خاص و جذاب بگیرید و هرگز این بخش را خالی نگذرید.

تمام مکاتبات تجاری و بین المللی باید از راه و روش مخصوص به خود انجام شود در غیر این صورت با انجام یک اشتباه به ظاهر ساده می توانید بار حقوقی برای خود و شرکتتان ایجاد کرده و خود را در در مظان اتهام قرار دهید.

قرارداد های تجاری:

هنگام عقد قرارداد های تجاری باید نهایت دقت را به کار برد تا در آینده سوء برداشتی از جانب هیچ کدام از طرفین صورت نپذیرد.

در قرارداد های تجاری باید:

نام و مشخصات طرفین به طور کامل ذکر شود.

کالا ، محصول و یا خدمت با جزئیات ذکر شود.

مشخص کردن فرد یا سازمان یا ارگانی که صلاحیت رسیدگی به دعاوی احتمالی بین طرفین را دارد.

شریط فسخ قرارداد.

مبلغ قرارداد و نحوه ی پرداخت آن.

تاریخ دقیق شروع و پایان.

مسئولیت ها و تعهدات هر یک از طرفین.

سپرده یا مبلغ یا سندی که نسان دهنده ی حسن انجام کار است، مشخص شده باشد.

در این مقاله سعی کردیم نکات ارزشمندی را در خصوص مکاتبات تجاری و بین الملل به شما عزیزان یادآور شویم. امید است این مطالب مفید واقع شده باشد.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.